TUGAS Analisis Sistem Informasi Akutansi " Apotik Keluarga Sehat"

MAKALAH

Sistem Informasi Akutansi

 

Analisis Sistem Informasi Akutansi Usaha Kecil dan Menengah (UKM) “Apotik Keluarga Sehat”

Nama : Windi Sarah Chairunisa

Kelas : 3DB06

NPM   : 37112741

UNIVERSITAS GUNADARMA

BAB I

PENDAHULUAN

1.1  Latar Belakang

Sistem Informasi Akuntansi adalah suatu sistem dalam sebuah organisasi yang bertanggung jawab untuk penyiapan Informasi yang diperoleh dari pengumpulan dan pengolahan data transaksi yang berguna bagi semua pemakai baik di dalam maupun di luar perusahaan.                   

Sistem Informasi Akuntansi juga dapat diartikan sebagai kumpulan kegiata-kegiatan dari organisasi yang bertanggung jawab untuk menyediakan Informasi keuangan dan Informasi yang didapatkan dari transaksi data untuk tujuan pelaporan internal maupun eksternal perusahaan.

Sistem Informasi Akuntansi menyiapkan informasi bagi manajemen dengan melaksanakan operasi-operasi tertentu atas semua data sumber yang diterimanya dan juga mempengaruhi hubungan organisasi perusahaan dengan lingkungan sekitarnya.

Sebagai sistem informasi akuntansi merupakan suatu sistem yang bertugas mengumpulkan data yang menjelaskan kegiatan perusahaan, mengubah data tersebut menjadi informasi serta menyediakan informasi bagi pemakai di dalam maupum di luar perusahaan. Selain itu sistem informasi akuntansi adalah satu – satunya CBIS yang bertanggung jawab memenuhi kebutuhan informasi di luar perusahaan. Informasi akuntansi  berhubungan dengan suatu fungsi yang bertanggung jawab terhadap arus dana kedalam perusahaan, dana diperlukan untuk mendukung kegiatan pemasaran, manufaktur dan kegiatan lainnya maka dari itu sangat perlu mengontrol semua arus dana agar penggunaannya bisa efektif.

Banyak pihak berkepentingan terhadap informasi keuangan suatu perusahaan. Jika dikategorikan ada dua kelompok besar yang sangat berkepentingan yaitu pihak eksternal dan internal. Keduanya mempunya peranan yang kuat dalam menentukan pertumbuhan perusahaan , terutama pihak internal yang terlibat langsung pada pengelolaan keuangan.Informasi yang dihasilkan oleh pihak internal perusahaan di gunakan sebagai pendukung dalam kegiatan perusahaan sehari – hari dan pendukung dalam proses pengambilan keputusan.

Informasi Akuntansi yang dihasilkan oleh SIA dibedakan menjadi 2, yaitu :

- Informasi akuntansi keuangan, Informasi yang berbentuk laporan keuangan yang ditujukan kepada pihak extern.

- Informasi Akuntansi Manajemen, informasi yang berguna bagi manajemen dalam pengambilan keputusan.

Fungsi penting yang dibentuk SIA pada sebuah organisasi antara lain :

Ø Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas dan transaksi.

Ø Memproses data menjadi into informasi yang dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan.

Ø Melakukan kontrol secara tepat terhadap aset organisasi.

Sebuah SIA menambah nilai dengan cara:

Ø Menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu sehingga dapat melakukan aktivitas utama pada value chain secara efektif dan efisien.

Ø Meningkatkan kualitas dan mengurangi biaya produk dan jasa yang dihasilkan

Ø Meningkatkan efisiensi

Ø Meningkatkan kemampuan dalam pengambilan keputusan

Ø Meningkatkan sharing knowledge

Ø menambah efisiensi kerja pada bagian keuangan

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam mempelajari Sistem Informasi Akutansi  

·        Bagaimana mengumpulkan data dan mengkaitkannya dengan aktivitas organisasi/perusahaan.

·        -Bagaiomana caranya menyalurkan data, informasi sehingga berguna bagi pengambilan keputusan

·        Bagaiaman caranya menjamin realbilitas, keakuratan dan ketcepatan data dan informasi yang disajikan.

Manfaat Sistem Informasi Akuntansi

Sebuah Sistem Informasi Akuntansi menambah nilai dengan cara:

• Menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu sehingga dapat melakukan aktivitas utama pada value chain secara efektif dan efisien.
• Meningkatkan kualitas dan mengurangi biaya produk dan jasa yang dihasilkan
• Meningkatkan efisiensi
• Meningkatkan kemampuan dalam pengambilan keputusan
• Meningkatkan sharing knowledge

Komponen sistem informasi akutansi

• menambah efisiensi kerja pada bagian keuanganManusia adalah pelaku yang menjalankan sistem

• Transaksi merupakan objek dari sistem informasi akuntansi sebagai masukan
• Prosedur adalah langkah-langkah yang harus ditempuh dalam melakukan transaksi atau kegiatan perusahaan.
• Dokumen yaitu berupa formulir yang digunakan sebagai sarana pencatatan pada saat transaksi
• Peralatan adalah suatu alat atau sarana yang digunakan dalam melakukan pencatatan pada sistem informasi yang bersangkutan.

Golongan pemakai sistem informasi akuntansi terdiri dari dua golongan yaitu :

1).  Pemakai Informasi Internal

adalah pemakai Informasi yang berasal dari dalam perusahaan. Dapat digolongkan menjadi :

a. Manajemen

b. Purchasing management

c. Inventary control management

d. Production management

e. Personal management

f. Finansial management

2). Pemakai Informasi Eksternal

Adalah pemakai Informasi yang berasal dari luar perusahaan. Dapat digolongkan menjadi :

a. Pelanggan

Kebutuhan pelanggan mencakup informasi mengenai produk perusahaan seperti: harga, bentuk barang, dimana dan bagaimana barang tersebut dapat dibeli, apa jenisnya, pelayanan apa yang dapat diberikan perusahaan.

b. Pemasok

Apabila perusahaan melakukan pembelian secara kredit, maka pemasok akan meminta informasi mengenai tingkat kepercayaan realibility,jumlah kredit yang telah diperoleh dan kemampuan atau ability untukmembayar kembali.

c. Para pemegang saham

Mereka ingin menilai pelaksanaan yang telah berlaku dan memperkirakan pelaksanaan yang akan datang.Penyediaan laporan tahunan atau annual report untuk para pemegang saham disebut sebagai fungsi pelayanan atau steward ship function dan secara tradisional merupakan tanggung jawab system informasi akuntansi.

d. Para karyawan

Karyawan berkepentingan terhadapinformasi umum, seperti tingkat upah rata-rata, tunjangan, laba perusahaan, tingkat kesempatan kerja, tingkat produktifitas dan lain-lain.

e. Para pemberi pinjaman      

Lembaga-lembaga keuangan yang meminjamkan dana sangat berkepentingan atas faktor-faktor seperti reputasi atau nama baik dan kemempuan manajemen perusahaan, kemampuan untuk memenuhi kewajiban keuangan dan prospek untuk keberhasilan pada masa depan

f. Instansi pemerintah

Kantor pelayanan pajak berkepentingan terhadap informasi mengenai laba perusahaan dan jumlah pajak yang terutang oleh perusahaan kepada pemerintahan atau negara.

BAB II

PEMBAHASAN

Apotik merupakan suatu badan usaha yang melakukan pelayanan obat-obatan, baik obatan khusus maupun dengan resep dari dokter dan obat bebas. Obat-obatan khusus yang di maksud adalah obat-obatan yang tidak di jual secara bebas karena beresiko tinggi dan hanya digunakan oleh kalangan tertentu saja, contohnya narkotika dan psycotropika. Sedangkan obat bebas adalah obat-obatan yang dijual secara bebas tanpa harus menggunakan resep dan tidak terlalu beresiko tinggi.

 Tinjauan Perusahaan

Organisasi adalah setiap sistem kerjasama yang dijalankan oleh sekelompok orang untuk tujuan tertentu dan merupakan faktor yang sangat penting didalam suatu perusahaan atau badan usaha. Apotik ini bertujuan untuk pelayanan kesehatan masyarakat. Adapun tinjauan tersebut meliputi sejarah perusahaan serta struktur organisasi dan fungsi.

Struktur Organisasi dan fungsi

Struktur organisasi dan fungsi merupakan bagan untuk memberikan kegiatan menjadi kelompok-kelompok tertentu yang secara jelas dapat diuraikan fungsi dan tugasnya.
Adapun struktur organisasi dan fungsi yang ada di Apotik Keluarga Sehat Depok adalah sebagai berikut :

Tugas dan Fungsi :

1. Pimpinan

·        Bertanggung jawab sepenuhnya atas perusahaan

·        Memberikan pengarahan atau petunjuk kepada seluruh staff dalam rangka pelaksanaan tugas.

·        Mengendalikan tugas dan tanggung jawab para staff.

2. Bagian Keuangan

·        Menerima, mencatat dan menyiapkan uang.

·        Melakukan penyetoran dan penarikan uang.

·        Melakukan transaksi penjualan dan pembelian

3. Bagian Gudang

·        Memberikan persetujuan tentang pengambilan barang digudang.

·        Melakukan pembelian yang dibutuhkan, bila keadaan stock barang digudang dalam keadaan sedikit 

·        Membuat laporan hasil penjualan dan pembelian obat.

4. Apoteker

·        Melaksanakan pengawasan kegiatan usaha yang berjalan di apotik

·        Memimpin kerja juru resep, dan asisten apoteker.

5. Juru Resep

·        Membantu menyiapkan obat yang diperlukan asisten apoteker.

·        Menyediakan dan menyimpan obat-obatan

6. Asisten Apoteker

·         Membantu kinerja apoteker.

·        Menerima resep obat, meracik atau membuat obat. 

Prosedur Sistem Berjalan

Untuk lebih memahami sistem berjalan pembelian obat Apotik Keluarga Sehat Depok penulis akan menguraikan proses pelaksanaannya yaitu sebagai berikut :
a. Proses Pemesanan Obat

Pada tahap ini yang melakukan pengecekan adalah bagian gudang, keadaan barang dapat dilihat dari data-data yang tersimpan pada daftar kartu stock, kemudian dari data tersebut akan didapatkan obat apa yang menjadi prioritas yang akan dibeli. Selanjutnya bagian gudang melakukan pembelian obat ke supplier dan menyerahkan surat pesanan pembelian obat. Dimana lembar ke satu untuk supplier, lembar ke dua diarsipkan.

b. Proses Penerimaan Obat

Prosedur ini dimulai dari supplier mengirimkan obat beserta faktur kepada bagian gudang, bagian gudang memeriksa barang atau obat yang dipesan sesuai dengan pesanan atau tidak. Setelah itu supplier menyerahkan faktur tersebut ke bagian keuangan dan faktur tersebut diarsipkan. Bagian gudang membuat TTF (tanda terima faktur) kepada supplier yang nantinya akan digunakan untuk mengambil pembayaran obat.

c. Proses Pembayaran Obat

Prosedur ini dimulai dari supplier menyerahkan TTF kepada bagian keuangan. Kemudian bagian keuangan menyesuaikan dengan faktur yang diterimanya, setelah menyesuaikan faktur tersebut bagian keuangan membayar sejumlah uang kepada supplier dengan disertai copy fakturnya.

d. Proses Pembuatan laporan

Merupakan proses terakhir yang dilakukan oleh bagian gudang. Pembuatan laporan ini diambil dari faktur pembelian obat, yang selanjutnya akan diberikan kepada pimpinan. Pembuatan laporan ini biasanya dalam periode bulanan.

DAD (Diagram Alir Data)

Diagram alir data merupakan rangkaian simbol-simbol yang menyusun suatu prosedur dari sebuah sistem dengan menunjukan arus data ataupun dokumen-dokumennya. Kegiatan-kegiatan dalam sistem pembelian obat pada Apotik Keluarga Sehat Depok digambarkan dalam DAD.

Pemasalahan Pokok

Setelah mengamati dan melihat system berjalan pada Apotik Keluarga Sehat, penulis melihat adanya permasalahan-permasalahan sebagai berikut:

1. Untuk melihat persediaan obat masih dilakukan secara manual dan data-datanya masih disimpan dalam arsip

2. Sistem berjalannya masih dilakukan secara manual, dinman data-datanya disimpan dalam arsip, sehingga sering terjadi pencatatan data yang berulang-ulang dan pengolahan datanya menjadi lambat.

Alternatif Pemecahan Masalah

Setelah kita mengetahui permasalahan diatas, maka kita harus mencari jalan keluar agar didapatkan hasil yang maksimal untuk memecahkannya. Karena Apotik merupakan salah satu sarana penyalur obat-obatan yang sangat dibutuhkan oleh orang banyak, maka penulis mencoba memberikan alternatif beberapa pemecahan masalah guna mengatasi masalah tersebut diatas:

1. Diperlukan pengganti sistem manual menjadi sistem komputerisasi agar tidak terjadi pencatatan data yang rangkap. Dengan demikian pengolahan data dapat lebih cepat diselesaikan.

2. Untuk mengurangi terjadinya kesalahan-kesalahan, sebaiknya dilakukan penambahan karyawan.

    BAB III

KESIMPULAN

Akhir kata dalam penulisan Makalah pada penutup ini penulis mencoba menyimpulkan dari seluruh pokok bahasan yang ada dalam penulisan Makalah ini yaitu tentang pembelian obat secara tunai menurur analisa yang dilakukan oleh penulis, dari segi struktur dan fungsi organisasi dapat dikatakan bahwa organisasi dalam instansi tersebut telah melakukan tugasnya dengan baik. Tetapi pelaksanaanya masih menggunakan system manual terdapat beberapa kekuranagn. Untunk menutupi kekurangan tersebut diperlukannya penggunaan sarana yang sudah terkomputerisasi guna mendukung kelancaran kegiatan.

Dengan ini penulis memberikan kesimpulan sebagai berikut:

1. Adanya kerancungan yang diakibatkan sistem manual sehingga dapat terjadi kerangkapan data.

2. Masih menggunakan sistem arsip yang mengakibatkan keamanan kurang terjamin serta kurang efektif bila terjadi peremajaan terhadap data.

3. Dalam media penyimpanan masih menggunakan media kertas yang sewaktu-waktu akan menjadi rusak.